KI & Automation

Was ist RPA (Robotic Process Automation)?

RPA (Robotic Process Automation) ist eine Technologie, bei der Softwareroboter wiederkehrende, regelbasierte Tätigkeiten an der Benutzeroberfläche bestehender Anwendungen ausführen, etwa Daten kopieren, Formulare ausfüllen oder Dateien verschieben. Die Roboter ahmen dabei das Verhalten eines Menschen nach, ohne dass die zugrunde liegenden Systeme angepasst werden müssen.

RPA entstand aus der Idee, manuelle Büroarbeit an bestehenden Anwendungen zu automatisieren, ohne diese Anwendungen zu verändern. Der Roboter meldet sich an, liest Felder, kopiert Werte und schreibt sie in ein anderes System, in der Reihenfolge, die ein Mensch zuvor als Regelwerk hinterlegt hat. Erste Elemente dieser Technik, etwa die Datenübernahme per Screen Scraping, gibt es laut Wikipedia seit Anfang der 2000er Jahre.

Für Hersteller und Großhändler ist RPA vor allem dort relevant, wo Daten zwischen ERP, Shop, PIM und Portalen von Hand übernommen werden, weil eine Schnittstelle fehlt oder noch nicht gebaut wurde. Wo eine Schnittstelle möglich ist, bleibt sie in der Regel die robustere Lösung.

Kriterium	RPA	API-Integration	KI-Agent
Ansatzpunkt	Benutzeroberfläche einer Anwendung (Präsentationsebene)	Programmierschnittstelle im Backend einer Anwendung	Ein Ziel, das ein Sprachmodell in Schritte zerlegt und mit Werkzeugen umsetzt
Voraussetzung	Zugriff auf die Oberfläche und ein definierter Ablauf	Dokumentierte API oder Schnittstelle des Systems	Zugriff auf Werkzeuge und Daten sowie definierte Leitplanken
Arbeitsweise	Regelbasiert, folgt dem hinterlegten Ablauf	Systeme tauschen Daten direkt aus	Zielgetrieben, plant Schritte selbst und passt sich an
Unstrukturierte Daten	Nur mit zusätzlicher KI-Komponente	Je nach Schnittstelle, meist strukturierte Daten	Kernanwendungsfall, etwa Texte und Dokumente
Eingriff in Bestandssysteme	Keiner, die Systeme bleiben unverändert	Anbindung am System nötig, die API muss vorhanden sein	Abhängig von den angebundenen Werkzeugen
Typischer Einsatz	Altsysteme ohne API und Übergangslösungen	Dauerhafte Datenflüsse zwischen ERP, Shop und PIM	Mehrstufige, datenintensive Aufgaben mit Prüfpunkten

Stand: Oktober 2026. Quellen: IBM (Was ist RPA?), Wikipedia (Robotic Process Automation), onacy-Wissenseinträge zu KI-Agent und Datenintegration.

Wie funktioniert RPA?

Ein RPA-Bot führt Skripte aus, die menschliche Aktionen nachbilden: Anmelden, Felder lesen, Werte kopieren, Formulare ausfüllen. Laut IBM arbeiten diese Bots auf der Präsentationsebene bestehender Anwendungen und führen regelbasiert nur die Abläufe aus, die ein Anwender zuvor festgelegt hat. Die Plattformen bieten dafür meist Low-Code-Oberflächen, in denen sich Abläufe per Drag-and-drop in Schritten modellieren lassen.

Typische Aufgaben sind:

Stammdaten zwischen zwei Systemen abgleichen, die keine gemeinsame Schnittstelle haben
Bestellungen aus einem Kundenportal in das ERP übernehmen
Berichte aus mehreren Anwendungen in festen Intervallen exportieren und zusammenführen
Statusabfragen in Lieferantenportalen wiederholt durchführen

Weil der Bot die Oberfläche nutzt, bleiben die darunterliegenden Systeme unverändert. Das macht RPA schnell einsetzbar, bindet den Ablauf aber an Aufbau und Verhalten der Oberfläche.

Worin unterscheidet sich RPA von API-Integration und KI-Automatisierung?

API-Integration verbindet Systeme im Backend und tauscht Daten direkt zwischen Datenbanken und Webdiensten aus. IBM ordnet RPA demgegenüber als schnelle, einfache Frontend-Integration ein, die auch dann funktioniert, wenn keine API existiert. Die dauerhafte Anbindung von Shop, ERP und PIM beschreibt der Eintrag Datenintegration.

Von KI unterscheidet sich RPA laut IBM dadurch, dass sie prozessgesteuert arbeitet, während KI datengesteuert ist und Muster in unstrukturierten Daten erkennt. Beide ergänzen sich: RPA führt aus, KI bewertet und entscheidet. Mehr zur KI-Seite steht in den Einträgen KI-Automatisierung und KI-Agent.

Einordnung

Aus Architektursicht ist RPA ein Werkzeug für die Lücke: Wo ein System keine saubere Schnittstelle hat, überbrückt ein Bot die Oberfläche. Sobald ein Datenfluss geschäftskritisch wird, gehört er in eine Integration mit Fehlerbehandlung, Monitoring und Versionierung. Wer Oberflächenautomatisierung als Dauerlösung betreibt, baut technische Schulden auf, die bei jedem Update der Zielanwendung fällig werden.

Philipp Beyer, CTO onacy GmbH

Für wen lohnt sich RPA und wann ist eine Schnittstelle besser?

RPA lohnt sich bei klar definierten, häufig wiederholten Abläufen mit strukturierten Daten, bei denen das Zielsystem keine nutzbare API bietet oder eine Integration kurzfristig nicht umsetzbar ist. Typisch sind Altsysteme, Lieferanten- und Kundenportale sowie Übergangsphasen vor einer Migration.

Eine Schnittstelle ist die bessere Wahl, wenn Daten dauerhaft zwischen ERP, Shop und PIM fließen sollen, etwa Artikel, Preise, Bestände und Aufträge. Dort bestimmt die Qualität der Stammdaten das Ergebnis: Ein Roboter, der fehlerhafte Daten schnell weitergibt, verteilt Fehler lediglich schneller.

IBM nennt als Grenze, dass RPA nur Aufgaben nachbildet, die Menschen zuvor definiert haben, und von sich aus nicht lernt. Für Prozesse mit Ausnahmen, Freitext oder Dokumenten kommen deshalb KI-Komponenten hinzu. Wer neben solchen Einzelabläufen die Prozesse im B2B-Vertrieb der Industrietechnik automatisieren will, findet im folgenden Whitepaper einen Einstieg.

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Häufige Fragen zu RPA

Was ist RPA einfach erklärt?

RPA steht für Robotic Process Automation. Softwareroboter führen dabei wiederkehrende Aufgaben aus, die sonst ein Mensch am Bildschirm erledigt: Daten kopieren, Formulare ausfüllen, Dateien verschieben. Die Roboter arbeiten an der Oberfläche bestehender Anwendungen und folgen Regeln, die zuvor festgelegt wurden. Die Anwendungen selbst müssen dafür nicht verändert werden, was RPA besonders bei Altsystemen interessant macht.

Was ist der Unterschied zwischen RPA und KI?

RPA arbeitet prozessgesteuert und setzt feste Regeln um, KI arbeitet datengesteuert und erkennt Muster, auch in unstrukturierten Daten wie Texten oder Bildern. Beide lassen sich kombinieren: RPA übernimmt das Ausführen, KI das Bewerten und Entscheiden. Ein Beispiel: KI liest eine Bestellung aus einer E-Mail aus, der Roboter schreibt sie anschließend in das ERP.

Braucht RPA eine Schnittstelle?

Nein. RPA arbeitet an der Benutzeroberfläche und kommt ohne API aus, weshalb sie bei Systemen ohne Schnittstelle oder bei knappen Entwicklungsressourcen eingesetzt wird. Eine API-Integration ist dagegen eine direkte Backend-Verbindung zwischen Systemen. Für dauerhafte Datenflüsse zwischen ERP, Shop und PIM ist sie in der Regel die robustere Lösung, weil sie nicht von der Darstellung der Oberfläche abhängt.

Welche Prozesse eignen sich für RPA?

Geeignet sind klar definierte, regelbasierte und häufig wiederholte Abläufe mit strukturierten Daten, etwa das Umsetzen von Werten zwischen zwei Anwendungen, der Abgleich von Listen oder das regelmäßige Erzeugen von Berichten. Weniger geeignet sind Prozesse mit vielen Ausnahmen, Freitext oder wechselnden Entscheidungen, weil RPA nur nachbildet, was zuvor definiert wurde.

Welche RPA-Software gibt es?

Auf dem Markt sind unter anderem Automation Anywhere, Blue Prism, Microsoft mit Power Automate und SAP vertreten, als Beispiele ohne Rangfolge oder Empfehlung. Die Plattformen bieten meist Low-Code-Oberflächen, in denen sich Abläufe per Drag-and-drop modellieren lassen. Welche Software passt, hängt von den vorhandenen Systemen, vom Betriebsmodell und von der Frage ab, ob später KI-Komponenten ergänzt werden sollen.

RPA, Schnittstelle oder KI-Automatisierung: Was passt zu den eigenen Prozessen?

onacy prüft gemeinsam mit den Fachbereichen, welche Abläufe sich per Schnittstelle, Workflow-Automatisierung oder KI sinnvoll automatisieren lassen, und setzt die passende Lösung um.

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