PIM-System: Was Mittelständler wirklich wissen müssen
Auswahl, Einführung und ROI: Alles, was Sie vor dem Start wissen sollten
Sie haben 3.000 Produkte, verkaufen über fünf Kanäle und Ihr Vertrieb verschickt trotzdem Excel-Listen an Handelspartner? Dann reden wir wahrscheinlich gleich über das Thema, das Sie hierher geführt hat: ein PIM-System.
Wir bei onacy haben in den letzten Jahren über 50 PIM-Projekte begleitet, die meisten davon im Mittelstand. Nicht als Softwarehersteller, sondern als Implementierungspartner. Was wir dabei gelernt haben: Die Tool-Frage kommt fast immer zu früh. Und die Datenfrage fast immer zu spät.
Dieser Artikel gibt Ihnen einen ehrlichen Überblick: Was ein PIM kann, was es kostet, wo die typischen Stolperfallen liegen und wie Sie entscheiden, ob Ihr Unternehmen wirklich eines braucht.
Wann braucht Ihr Unternehmen ein PIM-System?
Nicht jedes Unternehmen braucht ein PIM. Wenn Sie 50 Produkte haben und nur über einen Kanal verkaufen, reicht Ihr Shopsystem. Aber ab einem bestimmten Punkt kippt das. Diese fünf Warnsignale zeigen, dass Ihre Produktdaten-Infrastruktur an ihre Grenzen stößt.
Produktdaten in mehr als drei Systemen
ERP, Excel, Shopsystem, Printkatalog-Tool, vielleicht noch ein PIM-artiges Konstrukt in SharePoint. Wenn niemand mehr sagen kann, wo die aktuelle Version eines Datenblatts liegt, haben Sie ein Problem.
Neue Produkte brauchen Wochen bis online
Nicht wegen der Technik, sondern weil Daten aus verschiedenen Abteilungen zusammengetragen, abgestimmt und manuell in drei Systeme eingepflegt werden müssen. Das kostet Zeit und Wettbewerbsfähigkeit.
Überdurchschnittliche Retouren-Quote
Falsche oder unvollständige Produktinformationen sind laut einer Studie von Akeneo (2023) für 22% der Retouren verantwortlich. Nicht das Produkt enttäuscht, sondern die Beschreibung hat nicht gestimmt.
Vertrieb erstellt eigene Produktunterlagen
Ein Klassiker: Wenn der Außendienst eigene PowerPoints und Datenblätter baut, weil die offiziellen Unterlagen veraltet oder unvollständig sind, fehlt eine zentrale Quelle für Produktdaten.
Was ist ein PIM-System?
Product Information Management (kurz: PIM) ist im Kern eine zentrale Plattform für alle produktbezogenen Daten. Technische Spezifikationen, Marketingtexte, Übersetzungen, Klassifikationen, Medien-Zuordnungen: Alles, was ein Produkt beschreibt, liegt an einem Ort.
Klingt simpel. Ist es aber nicht, sobald Sie mehr als eine Handvoll Produkte über mehrere Kanäle ausspielen. Dann wird aus „wir pflegen das in Excel“ schnell ein Albtraum mit Versionskonflikten, inkonsistenten Beschreibungen und einem Vertrieb, der eigene Datenblätter bastelt.
Ein PIM-System ist die Single Source of Truth für Ihre Produktdaten. Es verwaltet Stammdaten, Marketingdaten, Medienzuordnungen, Klassifikationen und Übersetzungen. Was es nicht verwaltet: Preise, Bestände und Buchhaltungsdaten. Das bleibt im ERP.
Mehr zum Thema Datenarchitektur auf unserer Data-Management-Seite
ROI eines PIM-Systems
Was bringt ein PIM wirklich?
Ein PIM amortisiert sich nicht in drei Monaten. Die ehrliche Zeitspanne: 12 bis 18 Monate bis zum Break-even. Aber dann entsteht der ROI an mehreren Stellen gleichzeitig: Zeitersparnis in der Datenpflege (40 bis 60% weniger Aufwand), schnellere Time-to-Market (Tage statt Wochen), weniger Retouren (10 bis 25% Reduktion) und bessere Marktplatz-Performance (15 bis 30% mehr Umsatz).
„Wenn jemand sagt, ein PIM rechne sich in drei Monaten, bin ich skeptisch. Die ehrliche Antwort: Der ROI zeigt sich nach 12 bis 18 Monaten. Aber dann richtig.“
Philipp Foreman, Geschäftsführer onacy GmbH
40–60% weniger Aufwand in der Datenpflege
Wenn Produktmanager heute 60% ihrer Zeit mit Datensuche und manueller Pflege verbringen, kann ein PIM diesen Aufwand um 40 bis 60% reduzieren. Bei fünf Produktmanagern sind das zwei bis drei Vollzeitstellen, die für wertschöpfende Arbeit frei werden.
Schnellere Time-to-Market
Ein neues Produkt in drei Tagen statt drei Wochen online? Das berichten Unternehmen nach der PIM-Einführung. Der Unterschied: automatisierte Workflows statt E-Mail-Pingpong zwischen Abteilungen.
10–25% weniger Retouren
Vollständige, korrekte Produktdaten reduzieren Retouren. Je nach Branche und Ausgangslage um 10 bis 25%. Bei einem Retourenvolumen von einer Million Euro pro Jahr ist das ein relevanter Hebel.
15–30% mehr Umsatz auf Marktplätzen
Amazon, OTTO und Co. bewerten Listings nach Datenqualität. Vollständige Attribute, gute Beschreibungen, korrekte Kategorisierung: all das verbessert Ihre Sichtbarkeit und Conversion auf Marktplätzen.
Konsistente Daten über alle Kanäle
Produktdaten zentral pflegen und automatisch in alle Kanäle ausspielen. Änderungen im PIM sind in Minuten im Shop, auf Marktplätzen und im Printkatalog live. Keine manuellen Doppelpflege mehr.
Skalierbar für Internationalisierung
Sechs Sprachen, länderspezifische Normen, unterschiedliche Maßeinheiten. Ein PIM-System verwaltet all das strukturiert und ermöglicht den kontrollierten Rollout in neue Märkte ohne Koordinationschaos.
Flexibles Datenmodell mit Pimcore
Pimcore vereint PIM, DAM, MDM und Digital Experience Platform in einer Lösung. Open Source, PHP-basiert, aus dem DACH-Raum. Das Datenmodell ist komplett frei konfigurierbar: keine vorgegebenen Felder, keine starren Templates.
Commerce-Integration als Kernarchitektur
Die Verbindung zwischen PIM und Shopsystem (Shopware, Magento oder individuell) ist Kernarchitektur. Das PIM liefert die Daten, der Shop zeigt sie an. Produktdatenmanagement im PIM, Transaktionslogik im Shop.
Was kostet ein PIM-System realistisch?
Zwischen 30.000 und 250.000 Euro für die Ersteinführung
Die Lizenzkosten sind oft der kleinste Posten. Bei Open-Source-Lösungen wie Pimcore: null Euro Lizenz. Bei SaaS-Anbietern wie Akeneo oder Contentserv: 20.000 bis 80.000 Euro pro Jahr.
Der Hauptkostentreiber ist die Implementierung: 40.000 bis 150.000 Euro. Dazu kommen versteckte Kosten: Datenmigration (15.000 bis 60.000 Euro), Change Management (5.000 bis 20.000 Euro) und laufende Betriebskosten (12.000 bis 48.000 Euro pro Jahr).
Die Gesamtkostenbetrachtung über drei Jahre liegt für ein typisches Mittelstandsprojekt bei 80.000 bis 300.000 Euro. Setzen Sie das in Relation zu den Kosten, die fehlerhafte Produktdaten verursachen: Retouren, verlorene Marktplatz-Listings, manuelle Mehrarbeit, verzögerte Time-to-Market.
„Der häufigste Fehler: Unternehmen wählen zuerst das Tool und denken dann über ihre Daten nach. Es müsste umgekehrt sein. Ein sauberes Datenmodell entscheidet über Erfolg, nicht das Logo auf der Lizenz.“
Philipp Foreman, Geschäftsführer onacy GmbH
Sprechen Sie mit uns über ein realistisches Budget für Ihr Projekt
Bruno Nebelung
Für den Aufbau und die Umsetzung dieses wegweisenden Projekts haben wir die Expertise und Unterstützung der Partneragentur Onacy in Anspruch genommen. Onacy war nicht nur Dienstleister, sondern ein echter Partner. Ihr Einsatz und ihre Expertise trugen wesentlich zum Projekterfolg bei. Die konstruktive Zusammenarbeit schätzen wir sehr und empfehlen Onacy als erstklassigen Partner für digitale Vorhaben.”
Tobias Schwering
Leiter Online & E-Commerce, Bruno Nebelung GmbH
Shopware AG
Die langjährige Zusammenarbeit mit onacy und das entgegengebrachte Vertrauen schätzen wir sehr. Diese Partnerschaft verkörpert unsere strategische Ausrichtung und unser visionäres Denken. Gemeinsam streben wir danach, neue Standards zu setzen und innovative Lösungen zu gestalten. Wir freuen uns auf viele weitere Jahre der fruchtbaren Kooperation und Partnerschaft.
Sebastian Hamann
CEO Shopware AG
Pfreundt GmbH
Wir sind mit dem Projekt „E-Shop“ und der Zusammenarbeit mit onacy sehr zufrieden. Die Zusammenarbeit war von Beginn an sehr konstruktiv und die Mitarbeiter von onacy haben uns mit Ihren Ideen und Vorschlägen sehr gut unterstützt. Wir machen regelmäßig Status Calls, in denen jeweils über die aktuell offenen Punkte sowie die weiteren Schritte gesprochen wird. In einer ersten Phase haben unsere Außendienstmitarbeiter mit dem E-Shop gearbeitet und im Namen unserer Kunden die Angebote und Aufträge erstellt.
David Winking
Teamleiter Vertrieb national, Pfreundt GmbH
SIKU – Sieper GmbH
David Heusler
Online- & Eventmarketing, siku
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PIM vs. ERP vs. DAM vs. MDM: Die Abgrenzung
Die Frage kommt in jedem zweiten Erstgespräch. ERP für Zahlen, DAM für Medien, PIM für Produktinhalte. In der Praxis überlappen sich die Systeme, und genau deshalb ist die Architektur-Frage so wichtig. Ein PIM ist ein Teilbereich von MDM, fokussiert auf Produktdaten.
PIM im Kontext: Verwandte Disziplinen
Ein PIM-System steht nicht isoliert. Es ist Teil einer Datenarchitektur, in der Systeme wie DAM, CDP, MDM und DXP zusammenspielen. Die Kurzformel: ERP für Zahlen, DAM für Medien, PIM für Produktinhalte. Hier die wichtigsten Bausteine im Überblick.
DAM – Digital Asset Management
DAM-Systeme organisieren und verwalten Ihre digitalen Medien wie Bilder, Videos, PDFs oder Dokumente. So finden Sie jederzeit die richtigen Dateien in der passenden Version und Qualität.
CDP – Customer Data Platform
PXM – Product Experience Magement
MDM – Master Data Management
Künstliche Intelligenz entfaltet ihr Potenzial nur dann, wenn sie mit hochwertigen, strukturierten Daten trainiert wird. Ob Kundenin-formationen, Stammdaten oder Prozessdaten – eine saubere Datenbasis entscheidet über die Genauigkeit und den Erfolg Ihrer KI-Anwendungen.
DXP – Digital Experience Platform
Eine DXP bündelt alle digitalen Touchpoints wie Website, Shop, Content und Daten in einem zentralen System, um durchgängige Kundenerlebnisse zu schaffen. Sie hilft Unternehmen, Inhalte personalisiert auszuspielen, Prozesse zu automatisieren und kanalübergreifend effizient zu steuern. So entsteht eine einheitliche Customer Experience, die Conversion und Wachstum spürbar erhöht.
KI-Trainingsdaten – Smart Data Management
Stammdaten sind die Basis vieler Geschäftsprozesse – von Produkt- und Kundeninformationen über Lieferanten- bis hin zu Finanzdaten. Doch in vielen Unternehmen sind diese Daten verstreut, uneinheitlich oder widersprüchlich. Master Data Management sorgt dafür, dass zentrale Stammdaten konsistent, aktuell und für alle Systeme verfügbar sind.
FAQ
Häufige Fragen zu PIM-Systemen
Was ist ein PIM-System?
Ein PIM-System (Product Information Management) ist eine Software, die alle produktbezogenen Informationen zentral verwaltet. Dazu gehören technische Daten, Marketingtexte, Bilder, Übersetzungen und Klassifikationen. Unternehmen nutzen ein PIM, um Produktdaten aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen und konsistent an Vertriebskanäle wie Online-Shops, Marktplätze und Printkataloge auszuspielen. Der Unterschied zum ERP: Ein PIM fokussiert auf beschreibende Produktinformationen, nicht auf Transaktionsdaten wie Preise und Bestände.
Was kostet ein PIM-System?
Die Gesamtkosten für eine PIM-Einführung im Mittelstand liegen realistisch zwischen 30.000 und 250.000 Euro. Open-Source-Lösungen wie Pimcore haben keine Lizenzkosten, SaaS-Anbieter berechnen 20.000 bis 80.000 Euro pro Jahr. Der größte Kostenblock ist die Implementierung (40.000 bis 150.000 Euro), gefolgt von der Datenmigration (15.000 bis 60.000 Euro). Laufende Betriebskosten liegen bei 12.000 bis 48.000 Euro jährlich. Ein häufiger Fehler: Nur die Lizenzkosten zu vergleichen statt der Total Cost of Ownership über drei Jahre.
PIM vs. ERP: Was ist der Unterschied?
Ein ERP-System (SAP, Microsoft Dynamics, proALPHA) verwaltet Transaktionsdaten: Preise, Bestände, Bestellungen, Finanzen. Ein PIM verwaltet beschreibende Produktinformationen: Texte, Spezifikationen, Bilder, Klassifikationen. Beide Systeme ergänzen sich. Das ERP liefert Stammdaten wie Artikelnummern und Maße, das PIM reichert diese um Marketinginhalte und kanalspezifische Informationen an. Der typische Datenfluss: ERP als führendes System für Stammdaten, PIM für die Anreicherung und Verteilung an Ausgabekanäle.
Wann braucht ein Unternehmen ein PIM?
Spätestens dann, wenn Produktdaten in mehr als drei Systemen parallel gepflegt werden, neue Produkte Wochen brauchen bis sie online sind, oder die Internationalisierung ansteht. Typische Schwellenwerte: ab 500 SKUs, ab drei Ausgabekanälen, ab zwei Sprachen. Auch eine hohe Retourenquote durch fehlerhafte Produktinformationen ist ein klares Signal. Unternehmen mit weniger als 200 Produkten und einem einzelnen Vertriebskanal kommen oft ohne PIM aus.
Welches PIM-System passt zum Mittelstand?
Für mittelständische Unternehmen mit 500 bis 100.000 SKUs empfehlen wir Open-Source-Lösungen wie Pimcore. Keine Lizenzkosten, volle Kontrolle über Daten und Code, flexibles Datenmodell. SaaS-Alternativen wie Akeneo eignen sich, wenn standardnahe Anforderungen vorliegen und kein eigener Betrieb gewünscht ist. Enterprise-Lösungen (Informatica, Stibo) sind in den meisten Fällen überdimensioniert. Die entscheidende Frage ist nicht „Welches PIM?“, sondern „Welches Datenmodell brauche ich?“ Die Systemauswahl folgt der Datenstrategie.
Wie lange dauert eine PIM-Einführung?
Vier bis acht Monate von Projektstart bis Go-Live ist der realistische Rahmen. Phase 1 (Analyse und Strategie) dauert drei bis sechs Wochen, Phase 2 (Datenmodell und Setup) vier bis acht Wochen, Phase 3 (Migration und Integration) vier bis zehn Wochen, Phase 4 (Schulung und Go-Live) zwei bis vier Wochen. Der häufigste Verzögerungsgrund: Die Datenmigration dauert länger als geplant, weil der Zustand der bestehenden Daten unterschätzt wurde.
