Ab 2027 wird der digitale Produktpass EU-weit zur Pflicht für definierte Produktgruppen. Bereits ab Februar 2025 gelten erste verbindliche Anforderungen für Batterien. Für alle in der Europäischen Union tätigen Unternehmen bedeutet dies: Die Zeit zur Vorbereitung wird knapp. Der DPP erfordert den Aufbau dezentraler IT-Infrastrukturen, die Erfassung umfassender Produktdaten und die Zusammenarbeit entlang der gesamten Lieferkette. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie die gesetzlichen Anforderungen verstehen, welche Produkte betroffen sind, wie Sie die technische Infrastruktur aufbauen und Ihre Produktdaten erfolgreich strukturieren. Darüber hinaus erläutern wir anhand praktischer Beispiele, wie Sie Pilotprojekte nutzen und Ihre DPP-Lösung kontinuierlich verbessern können.
Gesetzliche Anforderungen und Fristen verstehen
Digitaler Produktpass ab wann: Zeitplan für Ihre Branche
Die Ecodesign for Sustainable Products Regulation (ESPR) trat am 18. Juli 2024 in Kraft und bildet die rechtliche Grundlage für den digitalen Produktpass EU. Der Zeitplan sieht eine gestaffelte Einführung vor: Zwischen 2026 und 2027 erlässt die EU-Kommission erste delegierte Rechtsakte mit konkreten DPP-Pflichten. Ab 2027 werden erste verpflichtende Produktgruppen wie Batterien, Textilien und Elektronik folgen. Bis 2030 erfolgt die Erweiterung auf weitere Branchen.
Für Batterien gelten bereits ab Februar 2025 CO₂-Fußabdruck-Erklärungen als Pflicht. Der vollständige Batteriepass mit allen Anforderungen wird ab 18. Februar 2027 für Industrie- und Fahrzeugbatterien verbindlich. Unternehmen in der Batterie-Wertschöpfungskette sollten daher bereits jetzt Lösungen implementieren.
Digitaler Produktpass für welche Produkte gilt die Pflicht
Die DPP-Pflicht richtet sich nach Produktgruppe, nicht nach Unternehmensgröße. Priorisiert werden Produkte mit hohen Umweltauswirkungen und Potenzial für Nachhaltigkeitsverbesserungen. Zu den ersten Produktgruppen gehören:
Eisen-, Stahl- und Aluminiumprodukte
Textilien, insbesondere Kleidung und Schuhe
Möbel und Matratzen
Reifen
Elektronik und IT-Produkte
Energieverbrauchsrelevante Produkte mit bestehenden Ökodesign-Regeln
Ausgeschlossen von der DPP-Pflicht bleiben Lebensmittel, Tierfutter, Arzneimittel, Tierarzneimittel sowie lebende Pflanzen und Tiere.
ESPR und branchenspezifische Verordnungen
Die ESPR ersetzt die bisherige Ökodesign-Richtlinie und erweitert deren Anwendungsbereich erheblich. Sie gilt unmittelbar in allen EU-Mitgliedstaaten ohne nationale Umsetzung. Die konkreten Anforderungen werden durch delegierte Rechtsakte je Produktgruppe festgelegt. Sobald diese beschlossen wurden, haben Unternehmen eine Umsetzungsfrist von 18 Monaten.
Der verantwortliche Inverkehrbringer muss DPP-Daten über QR-Code oder digitalen Link zugänglich machen. Die Daten müssen strukturiert, maschinenlesbar und mindestens 10 Jahre nach Inverkehrbringen verfügbar bleiben.
Konsequenzen bei Nichteinhaltung
Nationale Marktüberwachungsbehörden setzen die DPP-Anforderungen durch. Bei Nichteinhaltung drohen finanzielle Sanktionen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des weltweiten Umsatzes. Darüber hinaus riskieren Unternehmen Vertriebsverbote innerhalb der EU, Produktrückrufe, Ausschluss von öffentlichen Ausschreibungen sowie erhebliche Reputationsschäden. da der DPP mit ESG- und Taxonomie-Anforderungen verknüpft ist, können fehlende Daten zusätzlich zu Finanzierungs- oder Investitionsrisiken führen.
Technische Infrastruktur aufbauen
Dezentrales DPP-System einrichten
Der digitale Produktpass basiert auf einem dezentralen Ansatz zur Datenspeicherung. Die Produktdaten verbleiben in Ihren eigenen IT-Systemen, während über einen eindeutigen Identifikator der Zugriff ermöglicht wird. Dabei müssen vier Kennzeichner immer vorhanden sein: Produktkennzeichner, Kennzeichner des Wirtschaftsbeteiligten, Standortkennzeichner sowie ein nicht-öffentlicher Registrierungskennzeichner. Gleichzeitig schreibt die ESPR vor, dass Sie eine Sicherungskopie des Produktpasses über einen unabhängigen Drittdienstleister bereitstellen müssen. Dies gewährleistet die Verfügbarkeit der Daten auch bei Insolvenz.
Produktidentifikation und Datenträger wählen
Für die Verbindung zwischen physischem Produkt und digitalen Daten stehen verschiedene Datenträger zur Verfügung. QR-Codes ermöglichen den einfachen Zugriff per Smartphone ohne App und eignen sich besonders für Endverbraucher. DataMatrix-Codes bieten ähnliche Funktionen bei kompakterer Bauweise. RFID-Tags hingegen erlauben automatische Massenerfassung und Echtzeit-Transparenz in Produktion und Logistik. Viele Unternehmen kombinieren beide Technologien: RFID für interne Prozesse, QR-Codes für Kundenzugriff. Der GS1 Digital Link erfüllt die ISO/IEC 15459-Norm und kodiert eine global eindeutige Produktidentifikation direkt in einer webfähigen URL.
Interoperabilität mit anderen Systemen sicherstellen
Die Integration in bestehende IT-Landschaften stellt eine zentrale Herausforderung dar. Ihre ERP-Systeme müssen um DPP-Attribute erweitert werden, PIM-Systeme für Produktinformationen aufgebaut oder modernisiert werden. Ebenso erfordert der Datenaustausch standardisierte APIs, die verschiedene Systeme wie PLM, MES und IoT-Plattformen miteinander verbinden. Die Asset Administration Shell bietet hierfür einen standardisierten Rahmen mit Teilmodellen für unterschiedliche Anwendungsfälle. Offene Standards und interoperable Formate sind dabei verpflichtend.
IT-Dienstleister und externe Unterstützung
Die Umsetzung kann an spezialisierte Dienstleister ausgelagert werden, was besonders für KMU relevant ist. Externe Partner unterstützen bei der Definition der IT-Zielarchitektur, Implementierung von Schnittstellen und Entwicklung datenbasierter Services. Darüber hinaus bieten sie Expertise in Datenplattformen, Graphdatenbanken und der nahtlosen Digitalisierung von Supply Chains.
Produktdaten sammeln und strukturieren
Relevante DPP-Daten aus der Lieferkette erfassen
Der digitale Produktpass sammelt Informationen über Herkunft, Herstellung, Nutzung und Entsorgung eines Produkts. Rohstoffproduzenten liefern Daten über Herkunft, Bedingungen und Beschaffenheit der eingesetzten Materialien. Hersteller ergänzen Details zur Produktionsweise, verwendeten Materialien und Umweltauswirkungen. Der DPP wird mehr als 150 Datenpunkte beinhalten. Diese lassen sich nicht mehr manuell pflegen oder validieren. Unternehmen müssen detaillierte Produkt-, Material- und Nachhaltigkeitsdaten strukturiert erfassen und über den gesamten Lebenszyklus hinweg aktualisieren.
Datenqualität und Aktualität gewährleisten
Die meisten Unternehmen speichern ihre Produktinformationen in unterschiedlichen Systemen, Excel-Tabellen oder manuellen Datenbanken. Der digitale produktpass pflicht erfordert eine strukturierte, zentrale und standardisierte Verwaltung aller relevanten Produktdaten. Validierungsregeln, Pflichtfeldprüfungen und Freigabe-Workflows sorgen für konsistente und vollständige Datensätze. Die Datenstruktur sollte sich an der Datennutzung orientieren. Ökologische Informationen zu Treibhausgasemissionen müssen die internationale Rohstoffvorkette umfassen.
Zusammenarbeit mit Lieferanten und Partnern
Eine vollständige Rückverfolgbarkeit kann nur erreicht werden, wenn alle Glieder der Kette ihren Teil zu den Daten beitragen. Unternehmen sollten mit wichtigen Lieferanten kommunizieren, um zukünftige Anforderungen zu koordinieren und den Informationsaustausch zu regeln. Eine durchgängige Datenstrategie und Schnittstellen zwischen ERP-, PLM- und PIM-Systemen ermöglichen reibungslosen Datenaustausch.
PIM- und PXM Systeme als Fundament
Ein Product Information Management System dient als zentrale Datendrehscheibe. Das PIM bündelt marketing- und vertriebsrelevante Produktinformationen und kann DPP-spezifische Attribute aufnehmen. PIM-Systeme können benötigte Daten in geforderten Standard- oder Austauschformaten exportieren. Über APIs und direkte Schnittstellen lässt sich das PIM nahtlos mit ERP, PLM oder IoT-Plattformen verbinden.
Digitaler Produktpass Beispiel: Praxisfall Batteriepass
Der Batteriepass enthält 28 Kennzeichnungspunkte. Dazu gehören allgemeine Angaben wie Hersteller, Gewicht oder Kapazität sowie spezifischere Angaben wie CO₂-Fußabdruck und EU-Konformitätserklärung. Ab Februar 2027 wird der vollständige Batteriepass mit QR-Code verpflichtend. Die Informationen sind über ein zentrales digitales Austauschsystem und einen QR-Code auf der Batterie zugänglich.
Erfolgreich testen und kontinuierlich verbessern
Pilotprojekte und Testsysteme nutzen
Bevor Sie den digitalen Produktpass flächendeckend einführen, empfiehlt sich ein Pilotprojekt mit einer überschaubaren Produktgruppe. Wählen Sie zunächst eine ausgewählte Produktlinie, um den gesamten Prozess von der Datenerfassung bis zur Bereitstellung durchzuspielen. Ein Proof-of-Concept ermöglicht die Überprüfung von Machbarkeit, Datenverfügbarkeit und Systemintegration. Dabei identifizieren Sie frühzeitig typische Probleme wie fehlende Lieferantendaten oder unklare Verantwortlichkeiten. Das Trace4Value-Projekt zeigt, wie Zusammenarbeit funktioniert: Über 65 Organisationen testen gemeinsam ein DPP-System für Textilien.
Mitarbeiter schulen und Prozesse etablieren
Gezielte Schulungen gewährleisten eine sichere, korrekte und kontinuierliche Datenpflege. Ihr Team sollte die neuen Pflichten kennen und Partner die Regeln für den Datenaustausch verstehen. onacy unterstützt Sie dabei, die notwendigen Prozesse einzuführen und Ihr Team praxisnah auf die neuen Abläufe vorzubereiten.
Monitoring und Anpassung der DPP-Lösung
Der kontinuierliche Verbesserungsprozess stärkt durch stetige Verbesserungen in kleinen Schritten die Wettbewerbsfähigkeit. Führen Sie eine Reifegradbewertung durch, um Handlungsbedarfe für langfristige Verbesserung zu identifizieren. Basierend auf diesen Erkenntnissen erfolgt die Definition des Soll-Prozesses entlang dem PDCA-Zyklus. Sammeln Sie Feedback von Nutzern und Stakeholdern, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Dieser Ansatz berücksichtigt den Übergang vom Roll-out eines neuen Managementsystems zur Etablierung der kontinuierlichen Verbesserung.
Schlussfolgerung
Der digitale Produktpass wird ab 2027 zur Realität, für Batterien sogar bereits ab Februar 2025. Die Zeit zur Vorbereitung ist knapp. Wir empfehlen Ihnen, frühzeitig mit Pilotprojekten zu starten, die technische Infrastruktur aufzubauen und Ihre Lieferkette einzubinden. Sobald Sie die Anforderungen verstehen und strukturierte Produktdaten erfassen, sichern Sie nicht nur die Compliance, sondern schaffen gleichzeitig Wettbewerbsvorteile durch Transparenz und Nachhaltigkeit.
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FAQs
Q1. Was genau versteht man unter einem digitalen Produktpass? Ein digitaler Produktpass erfasst umfassende Informationen über ein Produkt – von der Herkunft der Rohstoffe über die Herstellung und Nutzung bis hin zur Entsorgung. Er macht diese Daten strukturiert und maschinenlesbar über einen QR-Code oder digitalen Link zugänglich und ermöglicht so Transparenz entlang der gesamten Wertschöpfungskette.
Q2. Für welche Produktkategorien gilt die Pflicht zum digitalen Produktpass? Die Pflicht richtet sich nach Produktgruppen mit hohen Umweltauswirkungen. Priorisiert werden Batterien, Textilien, Elektronik, Eisen- und Stahlprodukte, Möbel, Reifen sowie energieverbrauchsrelevante Produkte. Ausgenommen bleiben Lebensmittel, Tierfutter, Arzneimittel und lebende Pflanzen oder Tiere.
Q3. Ab wann müssen Unternehmen den digitalen Produktpass umsetzen? Die schrittweise Einführung beginnt ab 2026 mit ersten delegierten Rechtsakten. Ab 2027 werden erste Produktgruppen wie Batterien, Textilien und Elektronik verpflichtend. Für Batterien gelten bereits ab Februar 2025 CO₂-Fußabdruck-Erklärungen als Pflicht, der vollständige Batteriepass wird ab Februar 2027 verbindlich.
Q4. Welche Konsequenzen drohen bei Nichteinhaltung der DPP-Pflicht? Bei Nichteinhaltung drohen erhebliche finanzielle Sanktionen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des weltweiten Umsatzes. Zusätzlich riskieren Unternehmen Vertriebsverbote in der EU, Produktrückrufe, Ausschluss von öffentlichen Ausschreibungen sowie Reputationsschäden und mögliche Finanzierungsrisiken.
Q5. Wie funktioniert die technische Umsetzung des digitalen Produktpasses? Der digitale Produktpass basiert auf einem dezentralen System, bei dem die Daten in den eigenen IT-Systemen des Unternehmens verbleiben. Der Zugriff erfolgt über eindeutige Identifikatoren wie QR-Codes oder RFID-Tags. Die Daten müssen strukturiert, maschinenlesbar und mindestens 10 Jahre nach Inverkehrbringen verfügbar sein.
